Zaakvoerder Jan Peeters wil zijn team in uitbreiding efficiënt laten samenwerken en 'paraplupolitiek' in zijn bedrijf geen kans geven.

Hoe houd je een groeiend team gefocust op de klant?

Jan Peeters richtte in 1994 CSP Engineering op, een bedrijf dat machines voor de productie van houten vloeren ontwikkelt en plaatst bij parketproducenten.

Hij werkte de eerste zes jaar alleen en vanaf 2000 met een team van vijf. Door de vele vragen, liep de levertermijn echter te hoog op. Jan zette de stap naar uitbreiding. In 2016 en 2017 kwamen er acht werknemers bij.

Efficiënt samenwerken in een groter team

Frieda Wens, de vrouw van Jan die het personeelsbeleid voor haar rekening neemt, vertelt: "In ons klein bedrijf met vijf mensen hoefde je niets speciaal te ondernemen om iedereen op de hoogte te houden. 's Middags samen eten, volstond om op één lijn te zitten omtrent de planningsprioriteiten en de aandachtspunten.

Dertien medewerkers efficiënt laten samenwerken, vergde echter een meer doordachte aanpak." Jan vult aan: "We wilden het team zo goed mogelijk laten samenwerken zonder tussenniveaus te creëren. Medewerkers die het werk van collega's gaan plannen is in een klein team niet nodig en werkt demotiverend. Om deze overgang goed te begeleiden, beslisten Jan en Frieda om de opleiding 'anders en beter organiseren' van SBM, Flanders' Synergy en de Academie voor de Toekomst te volgen in het voorjaar van 2017.

Van een 'groep mensen' naar een 'team met focus' Na een paar lessen bracht Jan de theorie rond 'innovatieve arbeidsorganisatie' al in de praktijk. Frieda en Jan kochten een teambord om medewerkers de kans te geven essentiële informatie uit te wisselen. Jan: "In de eerste meetings legden we onze objectieven vast want gezamenlijke doelen maken een groep mensen tot een team. De participatie van de medewerkers groeide. De ochtendlijke teammeetings rond het bord werden essentieel om de planning en de taakverdeling onderling af te stemmen, steeds gefocust op de vragen van de klant.

Gemotiveerde en betrokken medewerkers

Door de teammeetings kregen de medewerkers de mogelijkheid om hun werk meer zelf te plannen. Meer autonomie op het werk geeft de mensen voldoening. Jan: "De medewerkers werden ook zelf creatiever. Zo maakten ze een flowchart voor de bouw van de diverse units van een nieuwe machine en hingen dit op het bord. Voor iedere nieuwe machine kunnen ze nu de stand van zaken bespreken op basis van die flowchart.

Doordat de teamleden een beter zicht hebben op het geheel nemen ze zelf sneller het initiatief om het werk van een collega die bijvoorbeeld in verlof is, op te vangen.

Jan: "Meer initiatief van de medewerkers zorgt ook voor meer ruimte bij mij als zaakvoerder." Bedrijfsresultaten communiceren creëert betrokkenheid! In het begin van het jaar hield Jan een meeting met al zijn medewerkers om de bedrijfsresultaten van 2017 toe te lichten. Jan: "Ik wou deze resultaten open en bloot bespreken met mijn team zodat we ook samen oplossingen konden zoeken". Ondanks de hogere omzet, stond de toename van het aantal werknemers niet in verhouding met de toename van de marge.

Jan stelde de volgende vraag aan zijn team: "Iedereen die hier minder dan 6 maanden, minder dan 1 jaar of minder dan 2 jaar aan de slag is, sta recht! En toen bleven er nog 4 zitten! Dat was confronterend maar ook leerrijk." De laatste 2 jaar hadden de 'anciens' als instructeur gefungeerd wat hun eigen efficiëntie natuurlijk niet ten goede kwam. Jan: "De kiem was geplant bij de medewerkers om nog meer efficiëntie na te streven en zo tot betere bedrijfsresultaten te komen." 'Lessons learned' en blik op de toekomst Jan: "Ondanks de goede wil en de positieve teamwerking tot nu toe, denken we dat we nog meer kunnen halen uit onze teams door aan onze organisatiestructuur te sleutelen. De huidige structuur is onder andere gebaseerd op de fysieke werkplaats van onze mensen. Hierdoor hebben we een apart team voor de 'montage' en een apart team voor de 'customer service'. De fysieke werkplek nemen als basis voor het creëren van twee teams was niet doordacht.

De teamwerking bevorderen door een andere structuur is de volgende uitdaging!

Van de principes van innovatieve arbeidsorganisatie ben ik echter overtuigd: met volle goesting en met volle verantwoordelijkheid werken is goed voor het bedrijf én de medewerkers."